Muchas organizaciones, una vez que han implementado y certificado su Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) se olvidan de seguir dándole vida perdiendo el esfuerzo que han realizado; esto puede deberse porque aún ahora en muchas organizaciones se ve el SGC como algo aparte de los procesos, como actividades separadas de lo cotidiano, como un aspecto más de la burocracia que no hace sino impedir que los procesos avancen y las tomas de decisiones sean lentas, cuando en realidad, su finalidad es precisamente la contraria. El establecimiento de objetivos y acciones asociadas, la gestión de los riesgos, la toma regular de datos para alimentar los indicadores, el tratamiento regular de las quejas, o resolución de no conformidades, son algunos ejemplos de estas actividades "extras".
El SGC es una herramienta de gestión. Una vez que se ha documentado e implementado, la organización debe realizar los mayores esfuerzos para buscar oportunidades de mejora que le ayudarán a seguir cumpliendo y mejorar las expectativas de sus clientes y partes interesadas.
El SGC basado en la Norma ISO 9001:2015 emplea un enfoque basado en procesos, que incorpora el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA) y el pensamiento basado en riesgos incluido en la etapa de planeación.
Tareas de mantenimiento y mejora de un Sistema de Gestión de la Calidad
- Actualización de la información documentada. En algunos contextos (sobre todo donde los cambios son continuos) los procesos sufren modificaciones y los documentos, responsabilidades y riesgos no son revisados.
- Revisión y seguimiento del sistema de medición. Los indicadores de desempeño debieran estar actualizados a las circunstancias del contexto, monitorearse adecuadamente y tomar acciones para alcanzar los objetivos.
- Sensibilización, y capacitación el SGC. El personal, los procesos y el SGC cambia y la formación del talento humano debería ir al ritmo de los cambios. Todo el personal dentro del alcance del SGC debería entender que es el Sistema de Gestión, como lo puede apoyar y qué consecuencias tiene el no hacer bien su trabajo en el logro de la satisfacción del cliente.
- Actualización en la determinación y Gestión de los Riesgos. Las situaciones internas y externas son cambiantes en un SGC y se debería monitorear y actualizar la gestión de los riesgos cuando las circunstancias así lo ameriten.
- Auditorías internas. Un problema común en muchas organizaciones es la mala ejecución y seguimiento de sus auditorías internas. Es un esfuerzo grande con un pobre rendimiento donde los auditores buscan muy superficialmente cuestiones que no tienen gran valor dentro de los procesos.
Preguntas clave para evaluar la eficacia del SGC
- ¿Ha mejorado la satisfacción de nuestros clientes?
- ¿Los procesos han mostrado mejoras?
- ¿Los datos generados por nuestro Sistema nos aportan información veraz y oportuna para una toma de decisiones correcta?
- ¿El SGC está alineado a la dirección estratégica?
- ¿El esfuerzo realizado representa una inversión o un costo?
Las respuestas a estas preguntas nos darán una idea de cuan eficiente es nuestro SGC o de si necesitamos realizar cambios o mejoras. Si tu SGC necesita mejorar una solución es recibir el apoyo de un consultor con experiencia, especializado en este campo, que ayude a que el SGC no sea una carga molesta que impida la realización de los procesos, sino una herramienta poderosa que ayude y sea parte integral de los mismos procesos logrando las metas planeadas. La visión de una persona externa con experiencia puede detectar situaciones negativas que desde el interior no se pueden detectar por falta de experiencia o porque estamos acostumbrados a verlas como algo normal o cotidiano provocando la llamada "ceguera de taller".
Cómo SUMMAQ puede ayudar
En SUMMAQ Consultores lo ayudamos a mantener y mejorar su Sistema de Gestión de la Calidad ISO para mantener el nivel de cumplimiento requerido que le asegura cumplir constantemente con sus clientes y asegurar que en las auditorías externas se atiendan sin ningún problema.
Usted contrata la consultoría y/o capacitación, y Summaq Consultores pone a disposición un equipo de consultores e instructores que garantizan el mantenimiento y mejora de su Sistema reduciendo costos. Las funciones básicas del servicio prestado a las organizaciones son:
- Mapeo y/o revisión de Procesos.
- Revisión y seguimiento de los indicadores del sistema.
- Gestión de riesgos
- Gestión de No conformidades y Acciones correctivas
- Formación y capacitación
- Apoyo a la realización de la Revisión por la Dirección
- Realización de auditorías internas
- Realización de auditorías a proveedores
- Restructuración de Información Documentada
- Concientización al personal.
- Asesoría para la certificación.
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